quinta-feira, 6 de maio de 2021

Política da Empresa e o Lean Six Sigma


Nenhum agrupamento de seres humanos está isento de alguma quantidade de
política. Gerenciar a implantação do Lean Six Sigma em sua organização inevitavelmente terá alguns problemas pessoais e conflitos. No entanto, com o manuseio hábil das questões pessoais e políticas que surgem, juntamente com paciência e perseverança, sua implantação do Lean Six Sigma não será desviada do foco.

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Fatores políticos que podem afetar um projeto Lean Six Sigma incluem resistência pessoal à mudança, políticas inflexíveis da empresa e incompatibilidade com métodos e metas organizacionais existentes. Não surpreendentemente, todos esses fatores também afetam processos de negócios de qualquer tipo. Eles não são exclusivos do Lean Six Sigma. Este é um dos pontos fortes do Lean Six Sigma: reconhecer realisticamente a maneira como a política funciona em uma organização. Lean Six Sigma não é apenas trituração numérica. Ele entende a importância e incentiva o envolvimento de pessoas em todos os níveis da organização que trabalham juntas em direção a um objetivo comum. O Lean Six Sigma incentiva o planejamento, a comunicação e a abertura sobre processos, procedimentos e informações.

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Muitas pessoas veem a mudança, qualquer mudança, como uma perda de seu poder ou uma perda da segurança da velha maneira de fazer as coisas. Assim, as pessoas são propensas a defender o jeito antigo, por hábito e por mal-estar. Eles se perguntam como a mudança os afetará e o que exatamente acontece nos bastidores e, se não souberem, ficam apreensivos. Este é um problema que pode ser superado através da comunicação. O sucesso do Lean Six Sigma exige comunicação clara e aberta em todos os níveis. Qualquer mudança em uma organização encontrará alguma resistência, intencional ou apenas por inércia. Quando a administração pode efetivamente comunicar que está por trás dessa mudança e pode comunicar os aspectos positivos da mudança, a resistência e a antiga política podem ser combatidas e superadas.

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Outro problema são as pessoas que desconsideram o valor e o poder do Lean Six Sigma e, consequentemente, estão relutantes em apoiar projetos LSS. Para os não iniciados, o Lean Six Sigma pode parecer semelhante ou simplesmente uma evolução de outros programas de qualidade. Houve tantas modas de melhoria de qualidade ao longo dos anos. Não é de surpreender que as pessoas agora estejam um pouco cansadas. Outros podem ver o Lean Six Sigma como apenas outra moda de redução de custos ou melhoria de produtividade. Esta é uma visão míope. Lean Six Sigma não é uma moda passageira nem apenas outra iniciativa de qualidade. É um modo de vida. É um movimento cíclico e multinível em direção à melhoria contínua do processo. As modas de melhoria de qualidade se vendem como soluções rápidas baratas e fáceis. A realidade é que não há soluções rápidas para uma melhoria significativa do processo. Lean Six Sigma entende isso; não é um processo simples e rápido. No entanto, o treinamento e a informação corretos do Lean Six Sigma ajudarão as pessoas a entender que o Lean Six Sigma é significativamente diferente; é uma estratégia e um processo robusto de melhoria contínua.

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Uma vez iniciados, os projetos Lean Six Sigma podem se tornar uma batalha de vontades para controle sobre qual estratégia, abordagem ou ferramenta é usada. As reuniões de equipe podem se transformar em argumentos sobre qual medida usar, como será calculada, quais gráficos serão gerados, se usar DMAIC ou DMADV, etc. Lean Six Sigma não se trata de tornar as coisas mais difíceis. Trata-se de usar o bom senso para facilitar as coisas. Trata-se certamente de reconhecer que há mais de um caminho para a melhoria e mais de uma resposta certa para um problema.

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Na superação de problemas políticos, a liderança da alta administração é crítica. Os programas Lean Six Sigma bem-sucedidos são construídos sobre uma base organizacional sólida. A estrutura e o sistema organizacional precisam ser claramente identificados e comunicados a toda a organização para implementar com sucesso a Qualidade Lean Six Sigma. Tornar-se uma organização Lean Six Sigma não acontece apenas. O planejamento e o treinamento vão para a criação de uma organização Lean Six Sigma bem-sucedida. As funções e responsabilidades dos funcionários devem ser estabelecidas e claramente comunicadas a todos. Para muitas empresas bem-sucedidas no Lean Six Sigma, o fator-chave tem sido o envolvimento direto de seus principais líderes.

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Lean Six Sigma é sobre envolver todos. Um projeto Lean Six Sigma forma uma equipe de pessoas que trabalham juntas para identificar problemas e desenvolver soluções. Essas equipes não são equipes isoladas reorganizando o mundo para todos os outros viverem. Essas equipes estão servindo à organização empregando as habilidades e ferramentas que aprenderam para aumentar a qualidade e reduzir defeitos. Incutir o conceito de equipe, juntamente com treinamento especializado, percorrerá um longo caminho para resolver possíveis problemas políticos em sua organização.

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quinta-feira, 29 de abril de 2021

Comunicação no Lean Six Sigma


Implantar o Lean Six Sigma significa entrar em um período de mudança significativa em sua organização. Produtividade e moral quase sempre sofrem em tempos de grande mudança. As exigências de mudança e adaptação e o próprio medo humano do desconhecido aumentam as tensões do ambiente de trabalho. Nestes momentos, a comunicação se torna mais importante do que nunca.

A comunicação ao longo de um projeto Lean Six Sigma é muito importante porque o poder e o escopo do Lean Six Sigma exigem um compromisso significativo de todos na organização. O sucesso do Lean Six Sigma exige uma comunicação clara e aberta em todos os níveis para transcender as barreiras departamentais que, de outra forma, causariam confusão. Além disso, qualquer mudança em uma organização encontrará alguma resistência, intencional ou apenas por causa da inércia. Quando a alta gerência pode efetivamente comunicar que está por trás dessa mudança e pode comunicar os aspectos positivos da mudança, a resistência pode ser contrariada e superada.

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A liderança da empresa deve estar disposta a fornecer às equipes Lean Six Sigma todas as ferramentas e informações necessárias para aplicar os conceitos Lean Six Sigma às suas atividades diárias. É crucial em projetos Lean Six Sigma esclarecer a lógica, expectativas, metas e sequência de etapas do processo. Equipes Lean Six Sigma com metas claras e escritas realizam muito mais em um período de tempo mais curto do que equipes, sem elas, jamais poderiam imaginar. Isso é verdade em todos os lugares e em todas as circunstâncias. 

A documentação do processo Lean Six Sigma é a oportunidade de resolver quaisquer mal-entendidos da implantação. É desenvolvido um cronograma que descreve a estratégia para levar o processo de seu estado atual para um futuro que esteja dentro do controle estatístico e de acordo com as metas Lean Six Sigma da empresa. Os papéis precisam ser claramente definidos na forma como os indivíduos contribuem para o cronograma e a estratégia. Os funcionários avaliam como podem contribuir para a organização por meio das informações que recebem. As metas de qualidade de uma equipe devem ser definidas para estar vinculadas às metas gerais de melhoria de qualidade da empresa. Isso só acontece quando a equipe tem o conhecimento de que precisa.

A falta de clareza na comunicação de informações comerciais é, provavelmente, a maior responsável por frustração e baixo desempenho do que qualquer outro fator único. Infelizmente, é muito fácil passar despercebido que a comunicação está aquém das necessidades da sua organização. Muitas vezes, a alta gerência acredita sinceramente que estão se comunicando adequadamente com os funcionários. No entanto, os gerentes podem facilmente subestimar o número de questões sobre as quais os funcionários precisam de informações e quanta informação eles precisam.

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Como você sabe o que é importante para os funcionários e o que dizer a eles? Você precisa de empatia, se colocar na posição dos funcionários. Se você fosse essa pessoa, o que seria importante para você saber fazer seu trabalho? Com o que você estaria preocupado na situação atual? Quais informações o ajudariam a lidar com a mudança? Como você gostaria de ser informado? Você mesmo não pode responder a essas perguntas. Você precisa da contribuição das mesmas pessoas que está tentando entender. A comunicação é uma via dupla, deve escutar além de falar. Perguntar a algumas pessoas o que está sendo dito, o que as pessoas estão se preocupando e se perguntando.

Também esteja ciente de que a maneira como uma pessoa recebe notícias pode afetar drasticamente como ela se sente sobre isso, então você precisa escolher o meio com muito cuidado. O e-mail pode ser percebido como frio e insensível, embora seja útil para atualizações de rotina que não têm tons emocionais. Muitas mensagens são melhor entregues pessoalmente, seja para indivíduos ou para a equipe como um todo.

Habilidades de comunicação são desenvolvidas com a prática. Certifique-se sempre de que a mensagem permaneça honesta, clara e compassiva. Tenha integridade e construa confiança. Não diga o que você não quer dizer. Não prometa nada que você não possa ou não cumpra. Acima de tudo, siga seus compromissos e promessas. Nada afasta mais os funcionários do que se sentir traído. Uma comunicação sincera, carinhosa e constante formará a base para construir o envolvimento dos funcionários durante a implantação do Lean Six Sigma.


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sexta-feira, 23 de abril de 2021

Implantação Lean Six Sigma em Organizações Menores


Lean Six Sigma não é apenas para grandes corporações multinacionais. Embora existam dificuldades inerentes à implementação do Lean Six Sigma em uma pequena empresa e não em uma grande empresa, elas podem ser superadas. O Lean Six Sigma pode funcionar em negócios de qualquer tamanho porque a natureza do Lean Six Sigma depende de características inerentes a qualquer negócio, não do tamanho de um negócio. As organizações menores frequentemente têm poucos recursos e experiência em iniciativas de mudança. No entanto, eles também têm fluxos de processo mais flexíveis, uma cadeia de tomada de decisão mais curta e maior visibilidade da alta administração. As organizações menores podem realmente estabelecer efetivamente o Lean Six Sigma mais rápido do que as grandes empresas se o escopo de implantação for gerenciado corretamente.

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Âmbito da Implantação


O Lean Six Sigma foi projetado para implantação com tudo incluído em uma organização. No entanto, as organizações de shopping center têm restrições que limitam sua capacidade de iniciar uma implementação em larga escala do Lean Six Sigma. Se sua organização não tiver os recursos para criar uma infraestrutura para implantação Lean Six Sigma em toda a organização, comece com um programa piloto.

Uma das belezas do Lean Six Sigma é que sua metodologia central é escalável. Lean Six Sigma, enfatiza treinamento intensivo e análise extensiva de características qualitativas que funcionam independentemente do tamanho da organização. Da mesma forma, o DMAIC (Definir, medir, analisar, melhorar e controlar) disciplina o trabalho, não importa o tamanho da organização ou mesmo o tamanho do projeto Lean Six Sigma. Mesmo um pequeno projeto Lean Six Sigma pode produzir resultados significativos. Melhorias revolucionárias nos processos e na lucratividade final não vêm da quantidade de recursos, mas da qualidade e da inteligência com que são empregados.

Pequenas e médias organizações podem não ter os recursos de empresas maiores; no entanto, na maioria dos casos, organizações menores podem ser mais ágeis, flexíveis e focadas em resultados. Aproximar-se da implementação inicial do Lean Six Sigma por meio de um programa piloto produzirá resultados tangíveis sem sobrecarregar seus recursos de um pequeno projeto de sucesso rápido. Esses resultados podem ser replicados em toda a organização, em muitos casos até mais rápido do que em uma grande organização.

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Questões Críticas para Organizações Menores

Ao implantar um projeto piloto Lean Six Sigma, há várias questões importantes a serem consideradas inerentes às organizações menores. Primeiro, a escolha de um projeto é crítica. O projeto piloto definirá o tom para a implantação do Lean Six Sigma, por isso deve ser tão bom para que possa mostrar resultados significativos e visíveis em um período de tempo razoavelmente curto. O projeto deve abordar claramente um ou mais objetivos de negócios, contribuindo assim para um ou mais indicadores empresariais fundamentais. Cada projeto também deve ser concluído dentro de três a quatro meses, portanto, um escopo inicial cuidadoso é essencial (Assista:  Projet Charter). Os projetos devem ser continuamente rastreados e atualizados para gerenciamento de linha durante as revisões de negócios existentes.

Outra questão é o treinamento. Em organizações menores, os orçamentos de treinamento e, especialmente, o tempo disponível para dedicar pessoal para treinamento são limitados. Assim, nem sempre é prático que o pessoal esteja ausente de suas tarefas diárias para participar de meses de treinamento. Felizmente, existem alguns consultores Lean Six Sigma que podem oferecer o treinamento Lean Six Sigma necessário em um formato acelerado e até mesmo no local. Assim, as organizações menores podem dar a seu pessoal o treinamento necessário com menos interrupção em seus negócios normais, melhorando a sinergia interna e proporcionando maior flexibilidade organizacional. Neste tema ainda, outra opção é a utilização de treinamentos digitais.

As equipes de implementação do Lean Six Sigma podem encontrar restrições críticas de recursos, muitas vezes devido a uma limitação de pessoal, onde as pessoas estão disponíveis para funções do projeto apenas em meio período. É essencial no início do projeto que as pessoas certas estejam envolvidas, fazendo as coisas certas. Uma força pequena, mas comprometida, das pessoas certas com treinamento adequado, dada a autoridade adequada, irá longe para começar as coisas. Uma comunicação boa e fluida também é crítica.

Após a conclusão bem-sucedida do piloto Lean Six Sigma, a escala da implantação é então expandida para outras áreas da organização, incorporando as lições aprendidas com o projeto piloto. Assim como é muito mais difícil para um grande navio se transformar do que um navio pequeno, as organizações menores podem mudar e se adaptar mais rapidamente do que as grandes organizações. Isso não significa que as pequenas organizações serão automaticamente bem-sucedidas ao implantar o Lean Six Sigma, mas fazer a mudança acontecer e obter o buy-in para as mudanças são mais fáceis.


* buy-in: aceitação e vontade de apoiar e participar ativamente de algo (como uma proposta de novo plano ou política).

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