A comunicação ao longo de um projeto Lean Six Sigma é muito importante porque o poder e o escopo do Lean Six Sigma exigem um compromisso significativo de todos na organização. O sucesso do Lean Six Sigma exige uma comunicação clara e aberta em todos os níveis para transcender as barreiras departamentais que, de outra forma, causariam confusão. Além disso, qualquer mudança em uma organização encontrará alguma resistência, intencional ou apenas por causa da inércia. Quando a alta gerência pode efetivamente comunicar que está por trás dessa mudança e pode comunicar os aspectos positivos da mudança, a resistência pode ser contrariada e superada.
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A liderança da empresa deve estar disposta a fornecer às equipes Lean Six Sigma todas as ferramentas e informações necessárias para aplicar os conceitos Lean Six Sigma às suas atividades diárias. É crucial em projetos Lean Six Sigma esclarecer a lógica, expectativas, metas e sequência de etapas do processo. Equipes Lean Six Sigma com metas claras e escritas realizam muito mais em um período de tempo mais curto do que equipes, sem elas, jamais poderiam imaginar. Isso é verdade em todos os lugares e em todas as circunstâncias.
A documentação do processo Lean Six Sigma é a oportunidade de resolver quaisquer mal-entendidos da implantação. É desenvolvido um cronograma que descreve a estratégia para levar o processo de seu estado atual para um futuro que esteja dentro do controle estatístico e de acordo com as metas Lean Six Sigma da empresa. Os papéis precisam ser claramente definidos na forma como os indivíduos contribuem para o cronograma e a estratégia. Os funcionários avaliam como podem contribuir para a organização por meio das informações que recebem. As metas de qualidade de uma equipe devem ser definidas para estar vinculadas às metas gerais de melhoria de qualidade da empresa. Isso só acontece quando a equipe tem o conhecimento de que precisa.
A falta de clareza na comunicação de informações comerciais é, provavelmente, a maior responsável por frustração e baixo desempenho do que qualquer outro fator único. Infelizmente, é muito fácil passar despercebido que a comunicação está aquém das necessidades da sua organização. Muitas vezes, a alta gerência acredita sinceramente que estão se comunicando adequadamente com os funcionários. No entanto, os gerentes podem facilmente subestimar o número de questões sobre as quais os funcionários precisam de informações e quanta informação eles precisam.
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Como você sabe o que é importante para os funcionários e o que dizer a eles? Você precisa de empatia, se colocar na posição dos funcionários. Se você fosse essa pessoa, o que seria importante para você saber fazer seu trabalho? Com o que você estaria preocupado na situação atual? Quais informações o ajudariam a lidar com a mudança? Como você gostaria de ser informado? Você mesmo não pode responder a essas perguntas. Você precisa da contribuição das mesmas pessoas que está tentando entender. A comunicação é uma via dupla, deve escutar além de falar. Perguntar a algumas pessoas o que está sendo dito, o que as pessoas estão se preocupando e se perguntando.
Também esteja ciente de que a maneira como uma pessoa recebe notícias pode afetar drasticamente como ela se sente sobre isso, então você precisa escolher o meio com muito cuidado. O e-mail pode ser percebido como frio e insensível, embora seja útil para atualizações de rotina que não têm tons emocionais. Muitas mensagens são melhor entregues pessoalmente, seja para indivíduos ou para a equipe como um todo.
Habilidades de comunicação são desenvolvidas com a prática. Certifique-se sempre de que a mensagem permaneça honesta, clara e compassiva. Tenha integridade e construa confiança. Não diga o que você não quer dizer. Não prometa nada que você não possa ou não cumpra. Acima de tudo, siga seus compromissos e promessas. Nada afasta mais os funcionários do que se sentir traído. Uma comunicação sincera, carinhosa e constante formará a base para construir o envolvimento dos funcionários durante a implantação do Lean Six Sigma.
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