Comunicação no Lean Six Sigma

Implantar o Lean Six Sigma significa entrar em um período de mudança significativa em sua organização. Produtividade e moral quase sempre sofrem em tempos de grande mudança. As exigências de mudança e adaptação e o próprio medo humano do desconhecido aumentam as tensões do ambiente de trabalho. Nestes momentos, a comunicação se torna mais importante do que nunca.

A comunicação ao longo de um projeto Lean Six Sigma é muito importante porque o poder e o escopo do Lean Six Sigma exigem um compromisso significativo de todos na organização. O sucesso do Lean Six Sigma exige uma comunicação clara e aberta em todos os níveis para transcender as barreiras departamentais que, de outra forma, causariam confusão. Além disso, qualquer mudança em uma organização encontrará alguma resistência, intencional ou apenas por causa da inércia. Quando a alta gerência pode efetivamente comunicar que está por trás dessa mudança e pode comunicar os aspectos positivos da mudança, a resistência pode ser contrariada e superada.

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A liderança da empresa deve estar disposta a fornecer às equipes Lean Six Sigma todas as ferramentas e informações necessárias para aplicar os conceitos Lean Six Sigma às suas atividades diárias. É crucial em projetos Lean Six Sigma esclarecer a lógica, expectativas, metas e sequência de etapas do processo. Equipes Lean Six Sigma com metas claras e escritas realizam muito mais em um período de tempo mais curto do que equipes, sem elas, jamais poderiam imaginar. Isso é verdade em todos os lugares e em todas as circunstâncias. 

A documentação do processo Lean Six Sigma é a oportunidade de resolver quaisquer mal-entendidos da implantação. É desenvolvido um cronograma que descreve a estratégia para levar o processo de seu estado atual para um futuro que esteja dentro do controle estatístico e de acordo com as metas Lean Six Sigma da empresa. Os papéis precisam ser claramente definidos na forma como os indivíduos contribuem para o cronograma e a estratégia. Os funcionários avaliam como podem contribuir para a organização por meio das informações que recebem. As metas de qualidade de uma equipe devem ser definidas para estar vinculadas às metas gerais de melhoria de qualidade da empresa. Isso só acontece quando a equipe tem o conhecimento de que precisa.

A falta de clareza na comunicação de informações comerciais é, provavelmente, a maior responsável por frustração e baixo desempenho do que qualquer outro fator único. Infelizmente, é muito fácil passar despercebido que a comunicação está aquém das necessidades da sua organização. Muitas vezes, a alta gerência acredita sinceramente que estão se comunicando adequadamente com os funcionários. No entanto, os gerentes podem facilmente subestimar o número de questões sobre as quais os funcionários precisam de informações e quanta informação eles precisam.

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Como você sabe o que é importante para os funcionários e o que dizer a eles? Você precisa de empatia, se colocar na posição dos funcionários. Se você fosse essa pessoa, o que seria importante para você saber fazer seu trabalho? Com o que você estaria preocupado na situação atual? Quais informações o ajudariam a lidar com a mudança? Como você gostaria de ser informado? Você mesmo não pode responder a essas perguntas. Você precisa da contribuição das mesmas pessoas que está tentando entender. A comunicação é uma via dupla, deve escutar além de falar. Perguntar a algumas pessoas o que está sendo dito, o que as pessoas estão se preocupando e se perguntando.

Também esteja ciente de que a maneira como uma pessoa recebe notícias pode afetar drasticamente como ela se sente sobre isso, então você precisa escolher o meio com muito cuidado. O e-mail pode ser percebido como frio e insensível, embora seja útil para atualizações de rotina que não têm tons emocionais. Muitas mensagens são melhor entregues pessoalmente, seja para indivíduos ou para a equipe como um todo.

Habilidades de comunicação são desenvolvidas com a prática. Certifique-se sempre de que a mensagem permaneça honesta, clara e compassiva. Tenha integridade e construa confiança. Não diga o que você não quer dizer. Não prometa nada que você não possa ou não cumpra. Acima de tudo, siga seus compromissos e promessas. Nada afasta mais os funcionários do que se sentir traído. Uma comunicação sincera, carinhosa e constante formará a base para construir o envolvimento dos funcionários durante a implantação do Lean Six Sigma.

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Implantação Lean Six Sigma em Organizações Menores

Lean Six Sigma não é apenas para grandes corporações multinacionais. Embora existam dificuldades inerentes à implementação do Lean Six Sigma em uma pequena empresa e não em uma grande empresa, elas podem ser superadas. O Lean Six Sigma pode funcionar em negócios de qualquer tamanho porque a natureza do Lean Six Sigma depende de características inerentes a qualquer negócio, não do tamanho de um negócio. As organizações menores frequentemente têm poucos recursos e experiência em iniciativas de mudança. No entanto, eles também têm fluxos de processo mais flexíveis, uma cadeia de tomada de decisão mais curta e maior visibilidade da alta administração. As organizações menores podem realmente estabelecer efetivamente o Lean Six Sigma mais rápido do que as grandes empresas se o escopo de implantação for gerenciado corretamente.

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Âmbito da Implantação

O Lean Six Sigma foi projetado para implantação com tudo incluído em uma organização. No entanto, as organizações de shopping center têm restrições que limitam sua capacidade de iniciar uma implementação em larga escala do Lean Six Sigma. Se sua organização não tiver os recursos para criar uma infraestrutura para implantação Lean Six Sigma em toda a organização, comece com um programa piloto.

Uma das belezas do Lean Six Sigma é que sua metodologia central é escalável. Lean Six Sigma, enfatiza treinamento intensivo e análise extensiva de características qualitativas que funcionam independentemente do tamanho da organização. Da mesma forma, o DMAIC (Definir, medir, analisar, melhorar e controlar) disciplina o trabalho, não importa o tamanho da organização ou mesmo o tamanho do projeto Lean Six Sigma. Mesmo um pequeno projeto Lean Six Sigma pode produzir resultados significativos. Melhorias revolucionárias nos processos e na lucratividade final não vêm da quantidade de recursos, mas da qualidade e da inteligência com que são empregados.

Pequenas e médias organizações podem não ter os recursos de empresas maiores; no entanto, na maioria dos casos, organizações menores podem ser mais ágeis, flexíveis e focadas em resultados. Aproximar-se da implementação inicial do Lean Six Sigma por meio de um programa piloto produzirá resultados tangíveis sem sobrecarregar seus recursos de um pequeno projeto de sucesso rápido. Esses resultados podem ser replicados em toda a organização, em muitos casos até mais rápido do que em uma grande organização.

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Questões Críticas para Organizações Menores

Ao implantar um projeto piloto Lean Six Sigma, há várias questões importantes a serem consideradas inerentes às organizações menores. Primeiro, a escolha de um projeto é crítica. O projeto piloto definirá o tom para a implantação do Lean Six Sigma, por isso deve ser tão bom para que possa mostrar resultados significativos e visíveis em um período de tempo razoavelmente curto. O projeto deve abordar claramente um ou mais objetivos de negócios, contribuindo assim para um ou mais indicadores empresariais fundamentais. Cada projeto também deve ser concluído dentro de três a quatro meses, portanto, um escopo inicial cuidadoso é essencial (Assista:  Projet Charter). Os projetos devem ser continuamente rastreados e atualizados para gerenciamento de linha durante as revisões de negócios existentes.

Outra questão é o treinamento. Em organizações menores, os orçamentos de treinamento e, especialmente, o tempo disponível para dedicar pessoal para treinamento são limitados. Assim, nem sempre é prático que o pessoal esteja ausente de suas tarefas diárias para participar de meses de treinamento. Felizmente, existem alguns consultores Lean Six Sigma que podem oferecer o treinamento Lean Six Sigma necessário em um formato acelerado e até mesmo no local. Assim, as organizações menores podem dar a seu pessoal o treinamento necessário com menos interrupção em seus negócios normais, melhorando a sinergia interna e proporcionando maior flexibilidade organizacional. Neste tema ainda, outra opção é a utilização de treinamentos digitais.

As equipes de implementação do Lean Six Sigma podem encontrar restrições críticas de recursos, muitas vezes devido a uma limitação de pessoal, onde as pessoas estão disponíveis para funções do projeto apenas em meio período. É essencial no início do projeto que as pessoas certas estejam envolvidas, fazendo as coisas certas. Uma força pequena, mas comprometida, das pessoas certas com treinamento adequado, dada a autoridade adequada, irá longe para começar as coisas. Uma comunicação boa e fluida também é crítica.

Após a conclusão bem-sucedida do piloto Lean Six Sigma, a escala da implantação é então expandida para outras áreas da organização, incorporando as lições aprendidas com o projeto piloto. Assim como é muito mais difícil para um grande navio se transformar do que um navio pequeno, as organizações menores podem mudar e se adaptar mais rapidamente do que as grandes organizações. Isso não significa que as pequenas organizações serão automaticamente bem-sucedidas ao implantar o Lean Six Sigma, mas fazer a mudança acontecer e obter o buy-in para as mudanças são mais fáceis.

* buy-in: aceitação e vontade de apoiar e participar ativamente de algo (como uma proposta de novo plano ou política).

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Empregos Lean Six Sigma

A demanda por pessoas com experiência Six Sigma está aumentando constantemente. Mais e mais organizações estão descobrindo as muitas maneiras pelas quais a metodologia Lean Six Sigma pode ajudá-las a crescer e melhorar. À medida que o Lean Six Sigma se espalha para muitos setores diferentes além de sua gênese na fabricação, agora você pode encontrar muitas organizações governamentais e de serviços anunciando a ajuda do Lean Six Sigma. Além disso, não são mais as maiores corporações que procuram ajuda do Lean Six Sigma. Empresas menores também estão assumindo projetos Lean Six Sigma e contratando pessoas como consultores ou pessoal permanente. A necessidade de profissionais Lean Six Sigma em tempo integral só aumentará.

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Tipos de Empregos Lean Six Sigma

Existem muitos empregos Lean Six Sigma em muitas indústrias em níveis júnior e sênior. As posições têm descrições e requisitos exclusivos para essa organização e seus requisitos. É verdade que muitas posições Lean Six Sigma são preenchidas internamente à medida que as organizações treinam suas próprias pessoas já familiarizadas com a cultura das organizações nas habilidades Lean Six Sigma. No entanto, as organizações frequentemente chegam ao exterior para adicionar pessoal com experiência em Lean Six Sigma para liderar projetos internos ou até mesmo a implementação em grande escala do Lean Six Sigma em toda a organização. Essas posições geralmente são dedicadas em tempo integral a projetos desta natureza.

Empregos Lean Six Sigma são anunciados sob muitos títulos, nem sempre tão óbvios quanto Lean Six Sigma Black Belt, Lean Six Sigma Consultant ou Lean Six Sigma Analyst. Outros títulos possíveis incluem coisas como Gerente de Programa Lean Six Sigma, Líder de Projeto Funcional, Analista Líder/Gerente de Projeto, Diretor de Excelência Operacional, Gerente de Processos de Negócios ou Gerente Sênior de Projetos. Seja qual for o título exato, a organização está procurando alguém com as habilidades de um Lean Six Sigma Black Belt.  O Black Belt é um indivíduo treinado na metodologia Lean Six Sigma e experiente liderando equipes de melhoria de processos multifuncionais. Eles liderarão projetos os individuais.

Às vezes, muitos cargos "sênior" Lean Six Sigma são anunciados. Estes são Master Black Belts, indivíduos treinados na metodologia Lean Six Sigma que atuam como gerente do programa Lean Six Sigma em toda a organização. Eles liderarão a implementação do LSS na organização e supervisionarão os Black Belts e projetos de melhoria de processos e fornecerão orientação aos Black Belts, conforme necessário. As posições Master Black Belt exigem compreensivelmente o mais alto nível de experiência e qualificações Lean Six Sigma.

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Qualificação para Empregos Six Sigma

Para ser considerado para um emprego Lean Six Sigma, você precisa de uma combinação de experiência acadêmica e de trabalho relevante. A primeira e mais importante qualificação é ser treinado em Lean Six Sigma, idealmente como Green Belt ou Black Belt Lean Six Sigma certificado. Isso significa treinamento formal de consultores qualificados do Lean Six Sigma que têm vasta experiência em treinamento e implementação do LSS. Treinamento específico na metodologia Lean Six Sigma DMAIC e/ou DFLSS é frequentemente solicitado. O melhor professor é, é claro, a experiência e as organizações preferirão fortemente, se não insistir, em pessoas que concluíram pelo menos um projeto Lean Six Sigma.

Além de possuir treinamento Lean Six Sigma e experiência em projetos, as organizações solicitarão que você tenha experiência trabalhando no setor de negócios das organizações. Então, se a empresa é um fabricante, eles geralmente vão querer que você tenha experiência direta em um ambiente de fabricação. As organizações pedirão que você tenha um certo período mínimo de experiência (geralmente cinco anos) nesse setor específico.

A experiência em gerenciamento é uma grande vantagem e quase certamente será um requisito para um líder de equipe de projeto Lean Six Sigma. Ter em seu currículo o sucesso comprovado na gestão de projetos dentro de um ambiente estruturado e ser capaz de demonstrar boas habilidades gerenciais levará você a um longo caminho. Isso porque liderar e facilitar Black Belts, Green Belts e equipes de negócios por meio de um projeto Lean Six Sigma é muitas vezes o papel que as organizações estão buscando preencher.

Há também habilidades pessoais essenciais. Você precisa ser capaz de demonstrar um bom entendimento de processos e metodologias de qualidade e uma vontade de tomar uma iniciativa e liderar a mudança. Outra habilidade crucial é a capacidade de vincular estratégia à execução. A aptidão de olhar além da superfície e ser criativo para pensar conceitualmente sobre questões estratégicas de negócios e desenvolver soluções criativas, mas práticas, é fundamental.

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